KoranTempo - Menggaris-bawahi Pentingnya Otomatisasi Proses Bisnis

Senin, 19 Agustus 2002.
Menggaris-bawahi Pentingnya Otomatisasi Proses BisnisDicky Satrio
Konsultan Perangkat Lunak PT IBM Indonesia

Kebutuhan untuk para pelaku bisnis mengupayakan tingkat efisiensi dan performa yang lebih tinggi dengan lebih banyak mengotomatisasikan proses bisnis mereka dengan dukungan teknologi informasi, sekarang semakin jelas.

Dampak e-business kian melebar melampaui sistem-sistem yang hanya mampu mendukung transaksi berbasis web, yang digunakan untuk mempersingkat tahap-tahap dalam proses bisnis yang seringkali masih membutuhkan campur tangan manusia.

Idealnya, dalam sebuah infrastruktur teknologi informasi, masing-masing aplikasi perangkat lunak saling berkomunikasi tanpa batas. Artinya, tidak menimbulkan kekhawatiran mengenai konektivitasnya, seperti hubungan antara perangkat lunak Enterprise Resource Planning (ERP) dengan perangkat pengelolaan mata rantai suplai. Namun demikian, kenyataannya pertukaran data, baik di dalam perusahaan maupun dengan mitra bisnis dan para pelanggan tidak mudah, dan sering kali dilaksanakan melalui pemrograman khusus yang mahal, yang disediakan departemen teknologi informasi.

Jika aplikasi dimaksud tidak menyediakan kemampuan pembagian data secara otomatis, maka perlu dilakukan suatu bentuk intervensi manual untuk menyelesaikan transaksi. Ketika gangguan seperti ini harus terjadi, fungsi otomatis akan terhenti, waktu untuk memasarkan akan melambat dan layanan pelanggan akan terganggu.

Memasukkan data ganda adalah salah satu jenis ketidak-efisiensian yang dapat menghambat keberhasilan perusahaan. Ketidak-luwesan dan proses manual yang berulang-ulang akan menggangu kegiatan sehari-hari, bahkan menggangu strategi usaha baru. Hal ini akan terlihat jelas jika sebuah perusahaan tengah berfokus untuk mengurangi biaya, mengembangkan diri ke e-business, dan mengincar pasar-pasar baru.

Dalam sebuah lingkungan total e-business, di mana semua transaksi yang diselesaikan secara online, memberikan sebuah arena perdagangan virtual bagi pembeli maupun penjual, transaksi dapat ditangani secara efisien dan akan memberikan profitabilitas optimal.

Untuk melaksanakan hal ini, diperlukan sebuah pandangan proses bisnis top down dan perangkat-perangkat perangkat lunak yang tepat untuk mengintegrasikannya. Perusahaan-perusahaan yang tanggap kini mulai mengambil pendekatan yang berbeda dalam mengelola lingkungan sistem-sistem mereka. Mereka tidak lagi melihat sistem-sistem teknologi informasi sebagai fungsi yang berbeda-beda, namun sebagai bagian dari suatu proses bisnis yang lebih luas.

Caterpillar Inc., pemimpin dunia dalam perlengkapan pertambangan dan konstruksi, adalah contoh yang baik bagaimana integrasi web dapat menunjang keberhasilan usaha. Caterpillar merampingkan rantai suplainya untuk mempercepat layanan ke-220 penyalurnya di 2.700 lokasi di seluruh penjuru dunia.

Solusi yang sedang diterapkan ini terintegrasi dengan sistem para dealer perusahaan tersebut, yang mengotomatisasikan proses penjualan dan manajemen sewa, penagihan, inventarisasi, dan pelacakan pelanggan, serta memberikan fleksibilitas untuk memudahkan sambungan ke aplikasi-aplikasi yang mendukung lini bisnis baru. Sistem percobaan ini terbukti mampu mengurangi rentang waktu pemrosesan pesanan dan pengirimannya hingga 90 hari. Sistem ini juga membuka jalan bagi Caterpillar untuk membentuk kemitraan-kemitraan baru yang dapat membuahkan pertumbuhan di masa datang.

Dow Chemical Co. menggunakan proses bisnis terotomatisasi untuk mengurangi biaya dan memudahkan sambungan ke mitra-mitra dagangnya dan perusahaan-perusahaan yang baru dibeli. Solusi integrasi web milik Dow Chemical mempersingkat waktu pemasaran (speed to market) hingga 70 persen dan menyederhanakan sitem interface mereka.

Solusi di atas berkaitan dengan sebuah pendekatan terstandar untuk mengintegrasikan aplikasi-aplikasi. Jika sebelumnya membutuhkan waktu berminggu-minggu untuk membuat kode-kode, kini dapat dilakukan hanya dalam hitungan menit. Dengan demikian, proses bisnis dengan para mitra dan usaha-usaha baru dapat dilaksanakan dengan lebih cepat, lebih murah dan lebih menguntungkan. Pendeknya, jika perusahaan-perusahaan seperti Caterpillar dan Dow Chemicals memiliki sebuah solusi tunggal, perusahaan tidak perlu repot-repot mengaitkan berbagai macam solusi, dan dapat meluangkan lebih banyak waktu untuk proses e-business mereka dan menghasilkan nilai bisnis yang lebih baik melalui solusi tersebut.

Sebuah survei yang di prakarsai IBM pada 33 ribu perusahaan di seluruh dunia menunjukkan bahwa hanya 5 persen dari mereka yang berada pada tahap pengintegrasian e-business ini. Yang menjadi kendala utamanya adalah pengintegrasian proses kerja, seperti mata rantai suplai, pembelian dan hubungan dengan pelanggan yang terdapat di berbagai platform komputasi, aplikasi, dan sistem operasi yang berbeda.

Kabar baiknya adalah bahwa perangkat lunak yang dapat mengintegrasikan (disebut middleware) semua elemen di atas sudah tersedia untuk memberi bantuan mewujudkan sebuah perusahaan eceran online, seperti halnya mampu melacak pengiriman barang dan mengotomatisasikan serta memodifikasikan arus kerja secara on the fly.

Faktor lain yang menunjang keberhasilan adalah pengadopsian standar-standar terbuka, seperti Java, XML dan Linux, sehingga perusahaan-perusahaan dapat saling terhubung dengan mudah dan fleksibel.

Satu hal yang sudah terbukti adalah e-business dapat diterjemahkan menjadi nilai yang sebenarnya, yaitu layanan yang lebih baik bagi pelanggan, komunikasi yang lebih baik antara karyawan dengan mitra, dan yang terpenting, return on investment yang lebih baik. Untuk mendapatkan manfaat-manfaat ini, perusahaan harus mengintegrasikan berbagai proses bisnisnya, mulai dari proses manufaktur hingga pengiriman, disamping proses-proses pendukung yang terdapat diantaranya.